Nowa przestrzeń biura: kreuj i motywuj

Koncepcja projektowa

Wprowadzając zmiany w miejscu pracy należy pamiętać o tym, że dobrze zaprojektowane biuro znacząco wpływa na produktywność, jak i na samopoczucie pracowników, co w późniejszym czasie przekłada się na lepsze wyniki. Aranżując przestrzeń biurową należy uwzględnić wiele czynników, pozwalających w pełni wykorzystać potencjał firmy, m.in. różne typy osobowości i wiek pracowników oraz rodzaj wykonywanych przez nich zadań.

Bazując na analizach, dziś wyróżniamy najczęściej:

• biura Activity-Base – charakteryzują się przestrzeniami przeznaczonymi do realizowania określonych zadań, dostosowanymi do potrzeb pracowników. Zamiast korzystać ze stałego miejsca, pracownicy zmieniają miejsce pracy w zależności od swoich aktualnych obowiązków i potrzeb. Przestrzeń biurowa tego rodzaju wspomaga realizację wielu rodzajów zadań – od wymagających koncentracji poprzez te, polegające na współdziałaniu z innymi aż po nieformalne spotkania.
• biura elastyczne – cechą charakterystyczną tej koncepcji jest brak stanowisk przypisanych do konkretnego pracownika, przez co ilość biurek jest mniejsza niż ilość pracowników. W miejsce indywidualnych stanowisk w takim biurze można zaplanować, np. miejsca spotkań lub sale konferencyjne. Biura te są często mylnie określane, jako „activity-based”, ponieważ pracownicy mają duży wybór miejsc, jednak nie są one dostosowane do sposobu pracy organizacji.
• biura współdzielone – jak sugeruje nazwa, przy zastosowaniu tego rodzaju aranżacji, pracownicy korzystają do spółki z określonej liczby biurek. Liczba stanowisk pracy jest ściśle określona przez wskaźniki ich wykorzystania, co oznacza, że czasami liczba pracowników obecnych w biurze może przewyższać liczbę dostępnych biurek. W koncepcji współdzielenia biurek brana jest pod uwagę głównie liczba biurek, a nie rodzaj zadań.
• coworking – elastyczna forma współpracy, która polega na współdzieleniu tej samej przestrzeni przez wiele firm. Jest to istotna zaleta w przypadku freelancerów, właścicieli małych firm i osób, które bardzo często podróżują służbowo. To korzystne rozwiązanie dla osób pracujących na własny rachunek, ponieważ zapewnia im miejsce spotkań i sprzyja powstawaniu biznesowej synergii, wynikającej z działania w ramach społeczności.
• tzw. „praca zwinna” (AGILE WORKING METHODS) – zasada pracy „agile” oznacza intensywne skupienie się na wydajności i wynikach. Opiera się na kilku czynnikach: czas pracy, miejsce pracy, sposób pracy i osoba wykonująca pracę. Według tej koncepcji cel jest ważniejszy niż proces. W przypadku wielu firm wykorzystanie metod „pracy zwinnej” przyczyniło się do rozwoju i wdrożenia nowych koncepcji w różnych aspektach.

Efektywna współpraca, poufność i technologia

Odpowiednie przedstawienie pracownikom koncepcji, którą chcemy zainicjować przyczyni się do oswojenia ich z tematem oraz rozwiania wszelkich wątpliwości związanych z nadchodzącymi zmianami. Organizacja warsztatów, seminariów oraz ankiet, pozwoli na uzyskanie pożądanych informacji na temat potrzeb, spostrzeżeń i odczuć kadry.

Obecnie zakłada się, że biuro będzie zawsze zaopatrzone w wystarczająco dużą ilość miejsc pracy. Ma to istotne znaczenie w przypadku pracowników mobilnych, zmieniających wielokrotnie stanowisko. Inwestycja w system rezerwacyjny, umożliwi monitorowanie wykorzystanych miejsc spotkań oraz biurek, co pozwoli na usprawnienie pracy organizacji.

Rozeznanie w temacie potrzeb technologicznych pracowników jest równie znaczące – należy upewnić się, czy możliwe jest zapewnienie im pracy w środowisku bez papieru, jeśli taki rodzaj technologii preferują.

Ważny wydaje się także temat poufności, którą wbrew pozorom można zachować w otwartym środowisku pracy poprzez zainstalowanie specjalnych, zamkniętych – często dźwiękoszczelnych – przestrzeni. Istotne jest również umożliwienie dostępu do zamykanych szaf.

Należy pamiętać także o zorganizowaniu zróżnicowanych typów przestrzeni spotkaniowych. Otoczenie przeznaczone dla spotkań ad hoc będzie różnić się od tego, dedykowanego spotkaniom konferencyjnym. Użycie odpowiedniej technologii wspomaga np. organizację wideokonferencji, której przeprowadzenie pozwala często usprawnić funkcjonowanie firmy.

Ergonomia i activity-based working

Pracownicy, spędzający większość czasu przy biurku narażeni są na ryzyko urazów spowodowanych stałym obciążeniem układu mięśniowo-szkieletowego. Aby tego uniknąć, warto zaopatrzyć ich w biurka typu sit/stand oraz w funkcjonalne i komfortowe siedziska. Biura opierające się na activity-based working sprzyjają nie tylko ergonomii, ale także ruchowi w miejscu pracy poprzez oddzielenie poszczególnych stref oraz stanowisk. Niektóre z nich aranżują przestrzeń tak, by zaopatrzona była w sprzęt siłowy – bieżnie, piłki do ćwiczeń, rowery stacjonarne czy równoważnie. Dzięki takim działaniom, pracownicy mogą ćwiczyć w czasie pracy, co pozwala na zachowanie harmonii pomiędzy pracą a relaksem.

Korzyści

Dopasowanie projektu biura do oczekiwań jego pracowników przyczyni się do znaczącej poprawy skuteczności wykonywanych przez nich działań. Otwarte środowisko zagwarantuje usprawnienie współpracy i wzrost innowacyjności, co znacząco wpłynie na budowanie wizerunku marki, a activity-based working oraz uwaga poświęcona ergonomii wpłyną na redukcję stresu oraz poprawę zdrowia kadry.

Ideą nowoczesnych biur jest przede wszystkim tworzenie motywujących miejsc pracy, które staną się dla pracowników bodźcem, zachęcającym do aktywności.

Fot. i oprac. na podst.:
mat. prasowe Kinnarps