O biurach na nowo – jak projektujemy dziś miejsca pracy

Świat postpandemiczny rządzi się nowymi prawami, co obserwujemy w każdym wycinku naszej dzisiejszej rzeczywistości. Inaczej komunikujemy się z ludźmi, w inny sposób budujemy relacje i je pielęgnujemy. Przewartościowaniu uległy nasze priorytety, w czym innym upatrujemy sens i cel. Zmiany zaszły także w obowiązujących modelach pracy – jeszcze trzy lata temu trudno byłoby uwierzyć, że tak wielu z nas będzie mogło bez przeszkód wykonywać pracę zdalnie. W czasie lockdownu home office był koniecznością. Dziś, kiedy słowo „covid” brzmi w naszych ustach jak archaizm, praca zdalna staje się wyborem, który mimo wszystko na stałe wpisał się w politykę wielu firm.

Praca zdalna czy w siedzibie?

Jak wynika z raportu ManPower Group, plany pracodawców dotyczące modelu pracy w i kwartale 2022 r. wyglądały następująco:

• 20% pracowników wykonywało codzienne obowiązki służbowe bezpośrednio w siedzibie firmy
• 76% kadry otrzymało możliwość kontynuowania pracy w modelu hybrydowym
• 2% pracowników realizowało projekty w pełni zdalnie

Firmy takie jak Netflix czy bank Goldman Sachs podkreślają, że możliwość interakcji z innymi ludźmi leży u podstaw wartości ich działalności. Podobne zdanie ma Elon Musk, prezes i założyciel firmy Tesla, który w oświadczeniu kierowanym do swoich pracowników przekazał, iż brak codziennej obecności w biurze będzie jednoznaczny z rezygnacją z pracy. Po drugiej stronie są firmy, które mimo końca pandemii wciąż umożliwiają pracownikom pracę w pełni zdalną. Należą do nich Deloitte czy Dropbox. Alastair Simpson – wice prezydent Dropbox’a przyznał, że zamiast standardowych przestrzeni do codziennej pracy, ich biura staną się studiami służącymi budowaniu więzi zespołowych, środowiska organizacyjnego i współpracy międzyludzkiej. Pojawienie się w biurze jest wyborem, a nie koniecznością.

Być może złotym środkiem będzie model hybrydowy, który obecnie cieszy się największą popularnością na rynku pracy. Czasem w biurze, czasem w domu – zdaniem wielu to klucz do utrzymywania właściwego work-life balance. Transformacja w zakresie funkcjonowania i organizacji pracy wprowadzenia zmian w aranżacji. Firmy projektujące wnętrza na nowo definiują miejsca pracy, dostosowując je do modelu hybrydowego. Obecnie kłądzie się duży nacisk na to, aby ludzie chodzili do pracy z przeświadczeniem, że jest to przyjemne miejsce dające dodatkowe poczucie komfortu.

Czego oczekujemy od biura?

W 2022 roku firma Nowy Styl przeprowadziła badania zatytułowane „Czego oczekuję od mojego biura?”, w których wzięło udział ponad 125 pracowników z różnych branż i na różnym szczeblu kariery zawodowej. Okazuje się, że jedną z najważniejszych funkcji biura wskazaną przez respondentów, było budowanie relacji i współpracy. Pozytywne relacje w miejscu pracy wzmacniają poczucie własnej wartości, zaspokajają potrzebę przynależności i bezpieczeństwa oraz stanowią wsparcie w trudnych sytuacjach zawodowych.

Nową strefą w biurach post-pandemicznych jest obszar integracji, który łączy ze sobą cechy komunikacji nieformalnej oraz obszar regeneracji. Rozwiązania typu soft seating, sale konferencyjne zaaranżowane tak, by podkreślać wartości i klimat przedsiębiorstwa, przestrzeń wzmacniająca wspólnotowość i przynależność – wszystko to elementy, dzięki którym następuje codzienne zaspokajanie potrzeb socjalnych pracowników. Równie ważne są kuchnia i kantyna.

Kulturowo spożywanie posiłków kojarzy się z ciepłem i troską. To w kuchni odbywają się najdłuższe nieformalne rozmowy, a samo trzymanie w dłoniach kubka z gorącym napojem sprawia, że jesteśmy przyjaźniej nastawieni do innych ludzi. Spotkania w kuchni skracają społeczny dystans i skłaniają do nawiązywania głębszych relacji.

Burze mózgów i dyskusje

Wyniki badań Nowego Stylu „Czego oczekuję od mojego biura?” pokazały, że to, czego najbardziej brakowało pracownikom w trakcie obligatoryjnej pracy zdalnej, to kontakt, szybkie konsultacje i burze mózgów ze współpracownikami. Jest to coś więcej niż same spotkania. W projektowanym przez markę modelu biura Reunion potrzeby te zaspokojono poprzez utworzenie obszaru inspiracji, rozumianego jako strefa spotkań. Są to duże otwarte pomieszczenia typu common room, pomieszczenia do spotkań kreacyjnych, a każde wyposażone w odpowiednie technologie – dotykowe monitory, kamery i mikrofony.

Czas na koncentrację

Funkcja koncentracyjna to kolejne wymaganie, jakie respondenci badania wymieniali w odniesieniu do odpowiednio zaaranżowanej przestrzeni biura. W czasie pandemii nie wszyscy pracownicy mieli właściwe warunki pracy w domu – właściwe, czyli takie, które umożliwiałyby pracę w ciszy i skupieniu. Jednocześnie pojawiła się też druga grupa ludzi, którzy przyzwyczaiła się do pracy indywidualnej, a powrót do biura łączy się dla nich z narażeniem się na « deficyt ciszy ».

Podobne wnioski wysunięto na podstawie badań Rahamana i współpracowników (2020), w których 65% respondentów uważa, że możliwość koncentracji i skupienia znacząco wpływają na zawodową produktywność. Deficyt ciszy znajduje odzwierciedlenie w zwiększonym zapotrzebowaniu firm na rozwiązania akustyczne. Jak mówi Monika Przybyło, Office Coordinator z firmy Nowy Styl: – Zauważamy, że po powrocie do biura pracownikom ciężko pracować indywidualnie na otwartej przestrzeni. Potrzebne są nowe rozwiązania meblowe – indywidualne budki do pracy, focus roomy, gdzie pracownik czuje się odizolowany od bodźców zewnętrznych i hałasu.

Technologia ponad wszystko

Innowacyjne technologie to klucz w układaniu na nowo coraz bardziej złożonych procesów i dostosowaniu biur do modelu hybrydowego. O wiele częściej mamy do czynienia ze spotkaniami biznesowymi w mieszanym modelu – offline połączony z online. O automatyzacji związanej z procesami biurowymi mówi się od dawna. Jej cele to między innymi skrócenie czasu wykonywania procesu, eliminacja lub ograniczenie do minimum możliwości popełnienia błędu przez człowieka, monitorowanie ryzyka danego procesu, integracja różnych baz danych i narzędzi stosowanych wcześniej w firmie. Dziś nie wystarczy prosta aplikacja do rezerwacji biurek czy sal konferencyjnych, poprzeczka zawieszana jest już dużo wyżej. Potrzebna jest daleko idąca integracja stosowanych rozwiązań. Pracownicy chcą uniknąć konieczności przelogowywania się między kilkoma aplikacjami, aby zarezerwować salkę, miejsce parkingowe oraz poinformować recepcję czy ochronę o wizycie gościa. Wymagania są wysokie, ale i możliwości ogromne.

Biura przyszłości

Nauczeni doświadczeniami poprzednich lat i otwarci na hybrydowy model pracy, reorganizujemy swoje myślenie o aranżacji przestrzeni biurowej. Dziś koniecznością jest możliwość wyboru lokalizacji czy stanowiska pracy w obrębie biura, ze szczególnym uwzględnieniem spektrum natężenia dźwięków. Ważne są zarówno miejsca, w których pracownik będzie mógł realizować swoje indywidualne obowiązki zawodowe w skupieniu, jak i przestrzenie służące współpracy i integracji. Pracownik pozbawiony ograniczenia jakim jest jedno własne stanowisko, zyskuje możliwość wyboru z szeregu różnorodnych miejsc pracy na otwartej przestrzeni, pośród innych pracowników ze swojego zespołu.

Najważniejsze to otwartość na dialog z pracownikami i słuchanie ich wskazówek. Wówczas niezależnie od tego, czy mowa o zapewnieniu naturalnego światła, elementów biofilnych, przestrzeni wellness czy bardziej efektywnego wykorzystania obszarów zewnętrznych, będziemy mogli zaspokoić faktycznie potrzeby w miejscu pracy. Jak wspomina Lena Suliga, Head of Interior Design w Cavatina Holding: – Podstawowym pytaniem, jakie będą sobie stawiać dobrzy managerowie będzie: Co jeszcze możemy zrobić dla naszych ludzi?

Fot. i oprac. na podst.:
mat. prasowe Nowy Styl Group, Cavatina Holding