Sale konferencyjne – jak znaleźć złoty środek między elegancją a funkcjonalnością

Sale konferencyjne wymagają odpowiedniej aranżacji. Jednak w przypadku tego typu przestrzeni projektanci muszą uwzględnić specjalne funkcje takich miejsc. Na co zwrócić uwagę tworząc salę konferencyjną? Jakie materiały, krzesła, stoły oraz oświetlenie sprawdzą się najlepiej w tego rodzaju przestrzeni?

Układy siedzisk w salach konferencyjnych

Aranżując salę konferencyjną należy pamiętać o tym, że jej wygląd w dużej mierze decyduje o wizerunku firmy w oczach klientów, którzy odwiedzą siedzibę danego przedsiębiorstwa. Wobec tego, należy zadbać o solidne meble, odpowiedni sprzęt multimedialny oraz właściwe oświetlenie. Wypada też zastanowić się, jak duża powinna być tego typu sala oraz jakiego rodzaju spotkania będą (przede wszystkim) się w niej odbywać. Małgorzata Czapla, właścicielka Pracowni Projektowania Wnętrz „Puławy”, specjalizującej się w aranżowaniu przestrzeni użytkowych, proponuje pewne rozwiązanie, gdy w przedsiębiorstwie znajduje się tylko jedna duża sala: Czasami zdarza się, że w biurze jest jedna większa sala. Gdy zachodzi taka potrzeba i w firmie odbywają się np. dwa równoległe spotkania, można ją podzielić, wykorzystując przepierzenie. W niektórych szczególnych przypadkach m.in. kiedy odbywa się duże spotkanie zarządu taką przegrodę można łatwo usunąć.

Sala konferencyjna – realizacja firma „Puławy”

Wnętrze sali konferencyjnej – Pracownia Projektowania Wnętrz „Puławy”

Ze względu na sposób funkcjonowania i eksploatacji takiej przestrzeni, można wybrać określone ustawienie stołów i krzeseł. Istnieje kilka alternatywnych układów. Należą do nich: ustawienie „szkolne” lub np. takie, które występuje w sejmie (gdy wszystkie krzesła ustawione są w kierunku rzutnika lub „katedry” – miejsca, w którym ma wystąpić prelegent), układ w kształcie podkowy, układ owalny (uczestnicy spotkania siedzą wokół dużego okrągłego stołu), układ „teatralny” oraz „kabaretowy” (siedziska pogrupowane wokół stolików, przy czym warto wiedzieć, że w przypadku ustawienia „teatralnego” stolików dla gości nie ma), jak również ustawienie stosowane podczas rad nadzorczych (biorący udział w posiedzeniu zgrupowani są wówczas wokół prostokątnego stołu).

Należy pamiętać, że kształt mebli może mieć duże znaczenie dla uczestniczących w spotkaniu. Stół okrągły wskazuje na otwartość i chęć do prowadzenia dialogu, rozmów z kontrahentami. Stół prostokątny „komunikuje” natomiast bardziej oficjalny stosunek do „gości” – osób przybyłych do sali konferencyjnych, jak również stanowczość, konsekwencję „gospodarza”, w którego firmie odbywa się posiedzenie lub konferencja. Aranżując tego typu użytkową salę warto uwzględnić dodatkowe kody wizualne, które mogą sprzyjać komunikacji lub ją utrudniać.

Ponadto, niektóre z wyżej wymienionych ustawień („rada nadzorcza” i układ owalny) sprzyjają komunikacji wszystkich biorących udział w danym evencie, inne natomiast wprowadzają podział – „grupują” uczestników spotkania (jak w układzie „teatralnym” i „kabaretowym”). Podczas aranżacji tego rodzaju sal należy pamiętać o tym, by zapewnić komfort wszystkim uczestniczącym w konferencji czy posiedzeniu. Warto zwrócić uwagę na to, że niektóre ustawienia (np. „układ szkolny” lub ten przypominający literę „U”) sprzyjają tworzeniu się hierarchii wśród uczestników spotkania. Po przeanalizowaniu, jaki układ będzie najbardziej odpowiedni w przypadku określonej sali oraz przedsiębiorstwa, można przystąpić do aranżowania przestrzeni, uwzględniając kwestie techniczne.

Pracownia „Puławy” – projekt sali konferencyjnej

Projektowanie sal multimedialnych – technologia to podstawa!

Małgorzata Czapla podkreśla, że: Projektując tego typu przestrzeń, należy zacząć od technologii, a potem postawić na dobrej jakości dodatki i design.Projektantka uwzględnia również inne istotne elementy oraz etapy podczas aranżowania sal użytkowych: W takiej sali bardzo ważne są mediaporty. Oprócz tego, musimy zadbać o dostępność łączy zawartych w stołach. Równie ważny jest dobry dostęp do portów USB, HTMI oraz do portów RJ. Istotne jest zasilanie. Chodzi o to, by gość – kontrahent czy osoba występująca na konferencji mogła bez problemu podpiąć się do portu. Porty powinny być zarazem ukryte, ale i łatwo dostępne. W związku z tym projektujący powinien mieć wiedzę na temat technologii IT. Niezbędna jest również szafa rackowa (czyli teleinformatyczna). Każda sala powinna posiadać oddzielne zasilanie, ważna jest też linia dachowania, czyli taka, która pozwala na uniezależnienie się od przepięć.

Jeśli chodzi o oświetlenie, warto pomyśleć o takim, które będzie naturalne. Projektanci, decydują się przeważnie albo na montowanie lamp przy poszczególnych stanowiskach, albo nad stołem w centralnym miejscu sali. Wybierając oświetlenie warto uwzględnić układ sali oraz jej wielkość. Zdaniem Małgorzaty Czapli najlepszym wyborem okazuje się w tym przypadku oświetlenie ledowe: Stosowanie oświetlenia wyładowczego i halogenowego nie jest dobrym rozwiązaniem. Sale konferencyjne są klimatyzowane. Z tego względu wykorzystywanie lamp LED jest najlepszym pomysłem. Stosowanie innego oświetlenia sprawia, że w sali, w okresach chłodniejszych, jest za gorąco.

Realizacje sal konferencyjnych Pracownia Projektowania Wnętrz “Puławy”

Nie tylko minimalizm…

Wielu projektantów specjalizujących się w aranżowaniu sal multimedialnych zwraca uwagę na to, by dominujące kolory były stonowane i współgrały ze sobą. Zdarza się też, że klientowi zależy na określonej kolorystyce. Są też takie projekty, w przypadku których klient nie jest przekonany do określonej palety barw. Było tak ostatnio, gdy aranżowaliśmy salę w kolorze zielonym. Zastosowanie tej barwy sprawiło, że sala „odżyła”– mówi Małgorzata Czapla. Niektórzy kontrahenci i klienci uważają, że w salach użytkowych nie powinno być zbyt wielu dodatków, ponieważ mogą one odwracać uwagę od tematu rozmowy. Czy w związku z tym najlepszym rozwiązaniem jest unikanie dekoracji oraz oscylowanie wokół stylu minimalistycznego? Zdaniem projektantki i właścicielki firmy „Puławy” jest to obiegowa, lecz niekoniecznie słuszna opinia: Myślę, że minimalizm w przypadku projektowania sal konferencyjnych nie jest najważniejszy. Najważniejsza jest moim zdaniem spójność. Jeżeli cały budynek jest w stylu minimalistycznym, to sala powinna być do niego dopasowana. Podobnie jeśli chodzi o wybór wzorów i materiałów – tu także warto być konsekwentnym. Istotne jest również uwzględnienie, jak wyglądają pozostałe sale w danym budynku oraz czy dana firma ma swój rebranding i kolory, które są z nią bezpośrednio związane (np. tworzące logotyp i pojawiające się w przestrzeniach związanych z firmą – w biurach i salach). Zdarza się, że dostajemy zlecenia na projekty sal, które nie były przekształcane od lat i od czasu PRL-u pozostają w niezmienionym stanie. Czasami przekształcenie siedziby firmy zaczyna się od zaprojektowania sali konferencyjnej. Jest to reprezentacyjne miejsce w firmie, dlatego przedsiębiorcy dążą do jego zmiany. Zdarza się jednak, że po odnowieniu sali konferencyjnej zauważają, że inne przestrzenie w firmie nie pasują do „świeżego”, „odżywczego” pomysłu projektanta. Wtedy przeważnie decydują się na wizualną przemianę całej siedziby firmy.

Sale konferencyjne – realizacje Pracownia „Puławy”

Jeśli chodzi o materiały, należy wybierać takie, by uczestnicy spotkania czuli się komfortowo i bezpiecznie. W związku z tym powinny być one wytrzymałe, jednak, jak zauważa Małgorzata Czapla, podczas wybierania materiałów nie należy ograniczać się tylko do betonu, stali itp. Jeśli chodzi o sale konferencyjne, preferuję materiały miękkie, a nie np. beton, ponieważ w przestrzeniach tych często odbywają się pokazy audio, jak i wideo z dźwiękiem.

Teraz będziemy projektować salę konferencyjną w dużym budynku – 1000 m² utrzymanym w stylu wiejskim. Jest to kazimierski klimat – styl rustykalny. W takim miejscu również  ma powstać sala konferencyjna. Nie będzie ona z betonu, ani z plastiku. Ważne jest, by zachować charakter budynku, uwzględniając funkcję sali konferencyjnej o określonych parametrach – dodaje projektantka.

Biuro Sanofi Aventis realizacja KDesign Architekci

Biuro Sanofi Aventis realizacja KDesign Architekci

Najważniejsze wyzwania dla projektantów sal konferencyjnych

Największym wyzwaniem w procesie projektowania sal biurowych i konferencyjnych jest budżet –zauważa Małgorzata Czapla. Poza tym często spotykamy się z pewną nieświadomością ludzi, którzy chcą takie sale posiadać. Czasami klienci nie zdają sobie sprawy z tego, że dana sala za kilka lat będzie „mieć” – „wykorzystywać” nowe rozwiązania technologiczne i trzeba ją do tego dostosować. Niektórym wydaje się, że wystarczy wstawić stary stół i kilka lamp. Jest to błędne myślenie. Sala konferencyjna jest de facto organizmem bardzo czułym dla biura, bo jest to miejsce, w którym można komunikować się z innym biurem z drugiego końca świata np. w czasie wideokonferencji czy telekonferencji. Ze względu na to bardzo ważne jest odpowiednie zaaranżowanie przestrzeni z uwzględnieniem całego systemu IT (przełączy, mediaportów). Oczywiste jest to, że kable nie powinny plątać się po podłodze. Powinniśmy zatem zacząć od technologii, a potem zadbać również o to, by poszczególne elementy współtworzące to miejsce (meble, oświetlenie, podłoga) były odpowiednio skomponowane i dopasowane – dodaje projektantka.

Najważniejsze jest jednak to, by pamiętać, iż rozwój technologiczny postępuje bardzo szybko i dlatego należy wyposażać sale konferencyjną w sprzęty elektroniczne oraz uwzględniać takie rozwiązania, które będą funkcjonalne także w dłuższej perspektywie czasowej. Przestrzenie użytkowe, takie jak multimedialne sale konferencyjne, mogą bowiem zmienić swój charakter i pewne własności w ciągu kilku następnych lat. Dobry projektant powinien zwrócić uwagę na te przemiany i przygotować pod tym kątem aranżowaną przez siebie przestrzeń.

Sale konferencyjne projekty HDCinema

Fot. i oprac. na podstawie:
Pracownia Projektowania Wnętrz „Puławy”, KDesign, HDCinema