Preludium zmian. 3 kluczowe zasady do tworzenia biur, które będą lepsze

Jaką rolę odgrywają dziś miejsca pracy? Jak mądrze możemy wspierać potrzeby i oczekiwania pracowników w całym krajobrazie zawodowym, który znajduje się obecnie w kluczowym punkcie? To kluczowe pytania, które zadają sobie organizacje po wydarzeniach, jakich doświadczyliśmy na przestrzeni ostatnich kilku lat. 

Faktem jest, że obecnie praca zdalna i hybrydowa stały się powszechne. Nie pozostaje to bez echa. Według globalnego badania Future Forum Pulse z 2023 roku, pracownicy oczekują elastyczności: 81% pracowników mówi o niej w kontekście miejsca, w którym będą wykonywać pracę, a aż 93% w odniesieniu do godzin, które, jak widzimy, nie powinny być sztywno określone.

Co jednak interesujące, wyniki cytowanego badania wskazują też, że 85% pracowników wciąż chce mieć możliwość przyjścia do fizycznie istniejącego miejsca pracy, a 74% stwierdziło, że głównymi powodami, dla których chcą korzystać z biura są integracja, koledzy z pracy i możliwość tworzenia z nimi pewnej wspólnoty.

Jeśli więc chcemy postawić w biurach zarówno na elastyczność, jak i interakcję, nie możemy dalej stosować tych samych zasad, dotyczących kreowania i utrzymywania status quo w przestrzeniach pracy. Nadszedł czas, aby na nowo wyobrazić sobie nasze biura w sposób, który sprzyja innowacjom, kulturze organizacyjnej i przekłada się na sukces biznesowy.

Marki z kolektywu MillerKnoll badają, jak ludzie pracują na przestrzeni dekad. Na tej podstawie wskazano na trzy czynniki, kluczowe przy tworzeniu przemyślanych i dopasowanych do współczesności przestrzeni pracy, które wspierają zarówno ludzi, jak i organizacje, które za nimi stoją.

Dobrostan (wellbeing), integracja i zmiana tworzą fundamenty ramowego programu Design With Impact, który pomaga organizacjom odkryć cele działania i tworzenia miejsc, które sprawią, że będą mogły maksymalizować swoją efektywność.

Dobrostan, czyli zdrowie i nie tylko

Jeden ze znanych faktów mówi o tym, że kiedy ludzie czują się dobrze, to pracują lepiej. Co się za tym kryje? Zwiększa się ich produktywność, zwiększa się poziom satysfakcji z pracy, a oni sami stają się bardziej skłonni pozostać na dłużej w tym samym miejscu pracy. I odwrotnie: gdy poczucie dobrostanu spada, spadają również produktywność i satysfakcja. Zatrzymanie pracowników staje się wówczas trudniejsze, a wiemy, jakim wyzwaniem bywa niekiedy znalezienie wykwalifikowanej i wyspecjalizowanej kadry.

Jest jednak i dobra wiadomość, bo okazuje się, że samo miejsce pracy może stanowić na tym polu skuteczne rozwiązanie. Duże znaczenie ma tu wspomniany już ramowy program, oparty na badaniach. Chodzi w nim o staranne zbalansowanie różnych elementów, sprzyjających wellbeingowi i zdrowiu na wszystkich poziomach: fizycznym, psychicznym i społecznym.

W kontekście biur i miejsc pracy, niebagatelna rola leży w wybranym do nich wyposażeniu. Ergonomiczne meble wspierają przecież odpowiednią postawę ciała podczas pracy, a przewidzenie możliwości i wdrożenie rozwiązań do pracy indywidualnej zdecydowanie wspiera dobrostan psychiczny jednostki. Aby wspomóc ostatni z aspektów, czyli dobrostan społeczny, organizacje mogą projektować wspólne przestrzenie, które gromadzą ludzi, a także zadbać o minimalizowanie liczby odizolowanych obszarów. Niesamowcie ważne jest przy tym tworzenie takich układów przestrzennych i inicjowanie rozwiązań, które będą wspierały neuroróżnorodność, jak również uwzględniały potrzeby np. osób z niepełnosprawnością lub tych o szczególnych potrzebach.

Integracja, czyli rola przyjaznej grupy w dobrze skrojonym otoczeniu

Integracja to główny powód, dla którego ludzie przychodzą do biura, więc istotne jest, abyśmy projektowali je właśnie z myślą o niej. Możemy przecież tworzyć przestrzenie, które zachęcają ludzi do podejmowania interakcji, niezależnie od tego, czy mówimy o  spontanicznych zebraniach zespołu, czy bardziej formalnych spotkaniach. Projekt biura czy przestrzeni pracy może również stworzyć scenę dla tych nieplanowanych interakcji – chwila spędzona przy ekspresie do kawy może prowadzić do nawiązania współpracy lub wymianą pomysłów i inspiracji.

Pamiętajmy, że aranżacja biura to nie tylko kwestia mebli, ale całego układu i sposobu poruszania się po nim. Umożliwiając wzajemne „przecinanie się” pracowników w centralnych, łatwo dostępnych obszarach biura, zachęcamy ludzi do naturalnego gromadzenia się i wchodzenia we wzajemne interakcje.

Zmiana – wspierana przez mobilność i szybkie reakcje

Mówi się, że dziś na rynku pracy przetrwają tylko zwinne organizacje, które potrafią dostosować się do następujących szybko, spontanicznych zmian w otoczeniu. Ważne jest zatem, aby podmioty wprowadziły do swej struktury właściwe narzędzia, pozwalające na tę zwinność i umożliwiły właściwe reagowanie na dynamikę.  

Właśnie z tego względu liczy się odpowiedni i przemyślany projekt przestrzeni. Rozwiązaniem wspierającym zmiany w momencie ich występowania, mogą być np. ruchome przegrody, będące znakomitą alternatywą dla postawionych raz na zawsze ścian działowych. Mobilne  meble, które można samodzielnie przestawiać w kilka minut, również stanowią nieocenioną pomoc, gdy trzeba szybko zbudować nowy, dedykowany konkretnemu projektowi zespół.

W przypadku większych zmian zespołowych i projektów, statyczne meble mogą okazać się niewystarczające. Aby w pełni wykorzystać potencjał zmiany, organizacje potrzebują stanowisk pracy, które można łatwo przestawić w ciągu nocy lub weekendu.

Klucz do sukcesu

Od gotowości na zmiany po integrację i dobrostan – omówione trzy czynniki stanowią fundamenty efektywnego miejsca pracy, które pomaga ludziom osiągać najlepsze wyniki – i to nie tylko w pracy. Inwestując w te trzy kluczowe aspekty poprzez projektowanie dobrego miejsca pracy, organizacje pokazują swoje zaangażowanie wobec własnych pracowników, tworząc podstawy do posiadania wpływu w miejscu pracy – i na świecie.

Wspólnie z MillerKnoll zachęcamy do tego, by odkryć, jak ramowy program Design With Impact może wspierać Waszą firmę – skontaktujcie się z Wojtkiem Marozasem, regionalnym przedstawicielem MillerKnoll, pod adresem wojciech_marozas@millerknoll.com lub połączcie się na LinkedIn, by porozmawiać o wspólnych możliwościach.

Artykuł sponsorowany